ส่งไฟล์ระหว่างคอมทำงานกับคอมส่วนตัวอย่างไร

ก่อนส่งไฟล์จากคอมทำงานไปคอมส่วนตัว ให้ตอบสองข้อก่อน: ไฟล์นี้นำออกได้หรือไม่ และอุปกรณ์ปลายทางได้รับอนุญาตให้เก็บหรือไม่ การเปิดเว็บไซต์ได้ไม่ได้แปลว่าองค์กรอนุญาตให้ส่งข้อมูลผ่านเว็บไซต์นั้น

บทความนี้ใช้กับไฟล์ที่ได้รับอนุญาตให้ส่ง เช่น เอกสารส่วนตัวที่อยู่บนเครื่องทำงานหรือไฟล์ตัวอย่างสาธารณะ หากเป็นข้อมูลลูกค้า เอกสารภายใน หรือไฟล์ที่มีข้อกำหนดเฉพาะ ให้ใช้ช่องทางที่องค์กรกำหนด

ตรวจสามเรื่องก่อนเลือกเครื่องมือ

• เนื้อหา: ตรวจว่าไฟล์มีข้อมูลส่วนบุคคล ความลับ รหัสผ่าน หรือข้อมูลแฝงที่ไม่ควรนำออกหรือไม่
• ปลายทาง: ยืนยันว่าคอมส่วนตัวหรือผู้รับได้รับอนุญาตให้ถือสำเนา และตำแหน่งบันทึกจะไม่ซิงก์ไปยังบัญชีอื่นโดยไม่ตั้งใจ
• ช่องทาง: ตรวจว่าองค์กรอนุญาต USB อีเมล พื้นที่เก็บไฟล์ หรือบริการส่งไฟล์ใดบ้าง ถ้าไม่ชัดเจนให้ถามผู้ดูแล

ถ้าองค์กรห้ามส่งออก การเปลี่ยนจาก USB ไปใช้เบราว์เซอร์ไม่ได้เปลี่ยนข้อห้ามนั้น

เลือกช่องทางให้เหมาะกับงาน

สถานการณ์	แนวทาง
เอกสารงานที่ทีมต้องใช้ต่อ	พื้นที่เก็บไฟล์หรือระบบเอกสารขององค์กร
ไฟล์ที่อนุญาตและต้องรักษาต้นฉบับขนาดใหญ่	ช่องทางที่รองรับขนาดไฟล์และได้รับอนุญาต
ข้อความหรือไฟล์เล็กที่อนุญาตให้ส่งผ่านบริการออนไลน์	พิจารณาการแชร์ชั่วคราวผ่านเบราว์เซอร์
เครื่องถูกจำกัดการติดตั้งหรือการเชื่อมต่อ	ใช้ช่องทางที่มีอยู่แล้วหรือขอความช่วยเหลือจากผู้ดูแล
ยังไม่แน่ใจว่าไฟล์นำออกได้หรือไม่	หยุดการส่งและตรวจสิทธิ์ก่อน

สำหรับงานที่ต้องกำหนดผู้รับและกลับมาเปิดหลายวัน ดูClipShare กับ Google Drive ส่วนคู่มือส่งไฟล์ผ่านเบราว์เซอร์ อธิบายขอบเขตของการส่งชั่วคราว

ส่งไฟล์เล็กด้วย ClipShare เมื่อได้รับอนุญาต

ClipShare ใช้อินเทอร์เน็ตและบริการออนไลน์ ไม่ใช่การเชื่อมต่อภายในเครื่องหรือการส่งแบบออฟไลน์ ไฟล์ที่ไม่ใช่รูปภาพรองรับสูงสุด 5MB และส่งผ่านการแชร์โดยตรง ไม่ได้เพิ่มเป็นรายการไฟล์ถาวรในคลิปภายในเบราว์เซอร์

1. เลือกเฉพาะไฟล์ที่จำเป็น ตรวจชื่อ เนื้อหา และขนาดก่อนอัปโหลด
2. เปิด ClipShare บนเครื่องต้นทาง เลือก “แชร์ด่วน” แล้ว “เลือกไฟล์”
3. สร้างการแชร์เมื่อเครื่องปลายทางพร้อมรับ การแชร์ปกติมีอายุประมาณ 10 นาทีหลังสร้าง
4. ส่งลิงก์หรือรหัสแชร์ 4 ตัวอักษรผ่านช่องทางที่เหมาะสม หลีกเลี่ยงการวางในกลุ่มที่มีผู้ไม่เกี่ยวข้อง
5. เปิดลิงก์บนเครื่องปลายทาง หรือกรอกรหัสใน “รับเนื้อหาที่แชร์” แล้วบันทึกไฟล์
6. เปิดไฟล์เพื่อตรวจว่าเป็นฉบับที่ต้องการ และจัดการสำเนาตามนโยบายขององค์กร

หากใช้คิวอาร์โค้ดบนหน้าจอร่วมกับผู้อื่น ให้คำนึงว่าคนที่มองเห็นก็อาจเปิดการแชร์ได้ ดูการรับไฟล์ด้วยคิวอาร์โค้ด

จุดที่มักทำให้รับไฟล์ไม่สำเร็จ

ลิงก์หมดอายุ: ยืนยันว่าผู้รับพร้อมแล้วจึงสร้างการแชร์ใหม่ ไม่ควรนำรหัสเดิมกลับมาใช้เป็นช่องทางถาวร

ไฟล์เกินขนาด: เลือกช่องทางที่ได้รับอนุญาตและรองรับไฟล์นั้น อย่าเปลี่ยนนามสกุลหรือแบ่งไฟล์เพื่อหลบข้อจำกัดขององค์กร

เว็บไซต์ถูกบล็อก: ใช้ช่องทางที่องค์กรรองรับหรือแจ้งผู้ดูแล ไม่ควรปิดระบบป้องกันหรือเปลี่ยนการตั้งค่าเครือข่ายเพื่อหลบการควบคุม

รูปภาพดูต่างจากต้นฉบับ: การแชร์รูปภาพอาจบีบอัดโดยมีเป้าหมายประมาณ 1MB หากต้องส่งภาพต้นฉบับ ให้ใช้ช่องทางที่รักษาไฟล์เดิมและตรวจคุณภาพหลังรับ

คำถามที่พบบ่อย

ลิงก์หมดอายุแล้วไฟล์ในคอมส่วนตัวหายไหม

ไม่หาย สำเนาที่ดาวน์โหลดต้องจัดการแยกต่างหาก การหมดอายุยุติการเข้าถึงผ่านการแชร์และเข้าสู่กระบวนการลบ ไม่ได้สั่งลบไฟล์จากอุปกรณ์ผู้รับ

ใช้เบราว์เซอร์แปลว่าไม่มีประวัติหรือไม่

ไม่ใช่ เบราว์เซอร์ อุปกรณ์ และเครือข่ายอาจมีบันทึกตามการตั้งค่า อย่าเลือกวิธีส่งจากความคาดหวังว่าจะไม่ทิ้งร่องรอย อ่านขอบเขตความปลอดภัย เพื่อเข้าใจสิ่งที่การแชร์ชั่วคราวควบคุมได้

ถ้าต้องส่งเพียงลิงก์หรือข้อความล่ะ

ใช้วิธีแชร์ข้อความข้ามอุปกรณ์ โดยตรวจสิทธิ์ของเนื้อหาเช่นเดียวกับไฟล์ ลิงก์เอกสารภายในอาจยังต้องใช้บัญชีและสิทธิ์ขององค์กรจึงจะเปิดได้